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Office Engineering mit MTM: Gute Arbeit gestalten

Erste DNB-Tagung 2012 „Informationsverarbeitung im Büro“
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Veröffentlicht am
01.10.2012
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Konferenzen & Tagungen (84) > Office Engineering (11) > Office Engineering mit MTM: Gute Arbeit gestalten
Gut 120 Teilnehmer diskutierten im Rahmen der ersten Tagung des Deutschen Netzwerk Büro in Dresden die aktuellen und künftigen Anforderungen an die Informationsverarbeitung im Büro.

Arbeits- und Informationsprozesse effizient und gesundheitsförderlich zu gestalten ist die Voraussetzung für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit des Wirtschaftsstandortes Deutschland. Gut 120 Teilnehmer aus öffentlichen Verwaltungen, Industrie, Dienstleistung, Arbeitnehmervertretungen, Behörden und namhafte Referenten aus Wissenschaft und Praxis diskutierten im Rahmen der ersten Tagung des Deutschen Netzwerk Büro in Dresden die aktuellen und künftigen Anforderungen an die Informationsverarbeitung im Büro. Das Office Engineering Team der Deutsche MTM-Vereinigung e. V. und die BAHN-BKK fokussierten in einem gemeinsamen Vortrag erfolgreiche Strategien gegen Informationsüberflutung – für mehr Gelassenheit im Büroalltag.

Eine neue Qualität der Arbeit zu etablieren sei unerlässlich, um dem tiefgreifenden Wandel auch im Büro zu begegnen, betonte Bruno Zwingmann, Vorsitzender Deutsches Netzwerk Büro und Geschäftsführer der Bundesarbeitsgemeinschaft für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit (Basi), eingangs der Tagung im Kongresszentrum des Instituts für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung. Dazu sei es notwendig, den einzelnen Menschen und die Bedingungen, unter denen er arbeitet, in den Fokus zu rücken. Die permanente Informationsüberflutung als Massenphänomen sei eines der Themen, denen sich Arbeitsplaner, Arbeitsschützer und Arbeitnehmervertretungen verstärkt annehmen müssten, so Zwingmann. Aufgabe des Deutschen Netzwerks Büro sei es, die fachliche Diskussion zu fördern.

Für Prof. Dr. Rolf Arnold, Bildungsexperte an der TU Kaiserslautern, eröffnen die neuen Informationstechnologien einerseits Möglichkeiten der Fremdkontrolle, aber auch Möglichkeiten der Autonomie und höheren Sinnhaftigkeit unseres Alltags. „Wir müssen kreativer werden, was das Vermeiden von Nachteilen der E-Mail-Flut betrifft“, stellte er zum Beispiel fest. Die Verantwortlichkeit sieht Arnold ganz klar bei den Führungskräften.
Neue Technologien seien dazu da, Freiräume zu schaffen für den Ausbau einer besonderen Kompetenz als Unterscheidungsmerkmal und Wettbewerbsfaktor, betonte er. Es komme darauf an, die Vorteile der IT-Revolution zu nutzen, die Risiken abzuschätzen, die Kompetenzen jedes Einzelnen und die der Organisation gemeinsam weiterzuentwickeln.

Entwicklungsperspektiven der Büroarbeit rückte auch Dr. Udo-Ernst Haner vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in den Fokus. So sei auch die Art der Visualisierung von Informationen ein entscheidender Faktor für den Arbeitsplatz der Zukunft. Analoge und digitale Arbeitsweise würden in Zukunft noch enger verzahnt; die Arbeitshaltung, also ergonomische Aspekte, gewännen an Bedeutung; das Büro werde per Cloud Computing mobil. Ziel der IT-Abteilungen sollte es sein, den Mitarbeitern ein besseres Arbeiten zu ermöglichen und nicht zu bremsen, sagte Haner.


Regeln gegen E-Mail-Flut

Muss wirklich der Empfänger einer E-Mail alles ausbaden? Dr. Marlen Hupke, IAG Dresden, sagt nein. Die Absender einer E-Mail sollten genauso in die Pflicht genommen werden, darüber nachzudenken, „wem sie warum eine E-Mail schicken“. Das Institut geht hier mit gutem Beispiel voran. So wurden ein paar grundsätzliche Regeln aufgestellt, an die sich alle halten, z. B. kein kommentarloses Weiterleiten von E-Mails, keine allgemeine Lesebestätigung, eine Kurzmitteilung gleich in der Betreffzeile, den Verteiler so klein wie nötig halten. Ziel der übrigens hierarchieübergreifend funktionierenden Vereinbarung sei es, Ressourcen zu sparen, ohne Inhalte zu vernachlässigen.
 

Mitarbeiter im Fokus

Gleiches hat sich die BAHN-BKK auf die Fahnen geschrieben. Die Methode zur Ermittlung des exakten Personalbedarfs, die Reinhard Marx, Referatsleiter Organisation, und MTM-Senior-Consultant Marc Kensy im Plenum vorstellten, ist das analytische Geschäftsprozessmanagement mit MTM Office Engineering. Beide betonten, wie wichtig es ist, alle Beteiligten in die Analyse der Abläufe und Prozesse einzubeziehen, um ein gemeinsames Verständnis für einen Arbeitsablauf, einen Prozess zu gewinnen.
Marx beschrieb die Effekte des Office Engineering mit MTM: von der Planungssicherheit über die Steuerung und Optimierung des Informationsflusses bis hin zur Zufriedenheit, zur Identifikation der Mitarbeiter mit den eigenen gelebten Prozessen. Das Video „Simple Show“ gab auch bislang noch nicht mit MTM in Berührung gekommenen Teilnehmern einen informativen wie kurzweiligen Einblick in die Möglichkeiten vom Office Engineering mit MTM.

Weiteres Schwerpunktthema im Plenum war die Vorstellung und Präsentation erster Anwendungsergebnisse des Checks „Gute Büroarbeit“, eines vom Deutschen Netzwerk Büro u. a. mit Beteiligung der Deutschen MTM-Vereinigung erarbeiteten Qualitätsstandards. In den sich anschließenden Foren diskutierten die Teilnehmer physische wie psychische Belastungen am Arbeitsplatz und Möglichkeiten der ganzheitlichen Planung von Bürowelten. Teilnehmer und Veranstalter waren sich am Ende des Tages einig, einen guten Schritt in der Netzwerkarbeit vorangekommen zu sein. 2013 soll es eine Neuauflage der Tagung geben.
ikh

 
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